Secrétaire assistante : rôle, compétences, missions et outils

Qu’est-ce qu’une secrétaire assistante ?

La secrétaire assistante est un pilier organisationnel au sein d’une entreprise, d’une administration ou d’une organisation. Elle assure le bon fonctionnement quotidien des activités administratives, facilite la circulation de l’information et soutient les équipes ou la direction dans leurs missions opérationnelles.

Polyvalente par nature, elle intervient sur des tâches variées allant de la gestion des communications à l’organisation logistique, en passant par le suivi administratif et la coordination interne. Son rôle exige rigueur, discrétion, sens de l’organisation et adaptabilité.

Source
– Onisep, Fiche métier – Secrétaire assistant(e), 2024
https://www.onisep.fr/ressources/univers-metier/metiers/secretaire-assistant-secretaire-assistante

Les missions principales de la secrétaire assistante

Les missions varient selon la structure, mais reposent sur des fondamentaux communs :

• Gestion du courrier (postal et électronique) et des appels téléphoniques

• Accueil et orientation des interlocuteurs internes et externes

• Rédaction, mise en forme et suivi de documents professionnels

• Organisation de réunions, déplacements et événements internes

• Classement, archivage et gestion documentaire

• Suivi administratif de dossiers (clients, fournisseurs, services internes)

Ces missions nécessitent une excellente maîtrise des outils bureautiques et une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.

Source
– France Compétences, Référentiel d’activités – Secrétaire assistant(e), RNCP, 2023
https://www.francecompetences.fr/recherche/rncp/

Les compétences clés à maîtriser

Le métier repose sur un socle de compétences techniques et comportementales :

Compétences techniques

• Bureautique (Word, Excel, PowerPoint, outils collaboratifs)

• Communication écrite et orale professionnelle

• Organisation administrative et gestion du temps

• Classement, archivage et sécurisation de l’information

• Utilisation d’outils numériques et collaboratifs

Compétences transversales

• Rigueur et sens du détail

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Autonomie et fiabilité

• Adaptabilité et polyvalence

• Qualité relationnelle

Source
– Ministère du Travail, Fiche métier ROME M1607 – Secrétariat, 2024
https://rome.emploi.gouv.fr/

Les outils utilisés par une secrétaire assistante

La secrétaire assistante s’appuie sur un environnement numérique structuré :

• Suite bureautique (Microsoft 365, Google Workspace)

• Messagerie électronique et agendas partagés

• Outils de visioconférence et de collaboration

• Logiciels de gestion documentaire

• Outils d’organisation et de planification

La maîtrise de ces outils est indispensable pour garantir efficacité et fiabilité dans le traitement de l’information.

Source
– ANACT, Organisation du travail et outils numériques, 2023
https://www.anact.fr/

Évolutions professionnelles possibles

Avec l’expérience et la montée en compétences, une secrétaire assistante peut évoluer vers :

• Assistante de direction

• Assistante spécialisée (RH, juridique, médicale, commerciale)

• Office manager

• Chargée de coordination administrative

Ces évolutions reposent sur l’acquisition de compétences supplémentaires en organisation, gestion et communication.

Source
– CIDJ, Métiers du secrétariat et de l’assistanat, 2024
https://www.cidj.com/

Pourquoi ce métier reste essentiel

Malgré la digitalisation, le rôle de la secrétaire assistante demeure central. Elle assure la fluidité organisationnelle, la fiabilité administrative et la coordination quotidienne, des fonctions difficilement automatisables à 100 %.

Son expertise humaine, relationnelle et organisationnelle reste un levier clé de performance pour les organisations.