Comment remplir une note de frais

La note de frais est un document (papier ou numérique) permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagé dans l’intérêt de son employeur et pour les besoins de son activité professionnelle.

Elle prend le plus souvent la forme d’une fiche. Le salarié la remplit et la remet à son entreprise (sous forme matérialisée ou non), avec les justificatifs de dépense. La note de frais peut éventuellement faire suite à un ordre de mission lorsque le salarié est en déplacement dans le cadre de son travail.

Voilà comment bien la remplir.

Comment faire une note de frais ?

Il faut impérativement que figure :

1. La date
2. Les noms et prénoms du bénéficiaire, le cas échéant son service
3. Le motif
4. La nature des frais(restaurant, hôtel, billet d’avion, etc.) + justificatifs avec nom-prénom
5. Le lieu et l’heure du déplacement
6. Le montant HT et TTC de chaque frais
7. Et les signatures de l’employeur et du salarié

Comment calculer une note de frais ?

La note de frais se compose de l’addition de tous les frais professionnels engagés dans le mois par le salarié. Il faut donc indiquer tous les montants.

Mais est-elle imposable ?

Est ce que les notes de frais sont imposables ?

Certaines dépenses, récurrentes, peuvent toutefois être remboursées chaque mois de manière forfaitaire, selon un montant fixe évalué par l’employeur. Les notes de frais ne sont soumises ni à l’impôt sur le revenu ni à cotisations sociales contrairement aux avantages en nature. Mais qu’est-ce qu’un avantage en nature?

Les avantages en nature sont des biens ou des services fournis aux salariés de l’entreprise gratuitement par l’employeur ou moyennant une participation inférieure à leur valeur réelle. Les salariés font l’économie de frais qu’ils auraient dû normalement supporter. L’avantage consenti est dès lors soumis à cotisations.

IMPORTANT : fixer une date butoir dans le mois (ex : avant le 20 du mois en cours) pour la transmission des justificatifs servant à l’élaboration de la note de frais.

Retrouvez tous nos conseil dans notre page guide.