Ingrid Aujourd’hui, je vais vous parler de l’utilisation d’un agenda partagé. Ce type d’agenda est très utile et facilite le quotidien d’une assistante de direction.
Mais qu’est-ce qu’un agenda partagé ?
Il s’agit d’un agenda où l’on peut voir le planning de plusieurs personnes et ainsi pouvoir planifier des rendez-vous sans consulter les personnes concernées une à une. Ce qui est un gain de temps considérable.
L’idéal est d’utiliser un agenda électronique parce que nous sommes des assistantes de direction au top des dernières tendances.
Quel est l’intérêt d’un agenda partagé électronique ?
Quand on y place un rendez-vous, on reçoit une notification 30 minutes avant la réunion. On ne donne pas accès au planning à tout le monde.
Je vous vois venir, vous allez dire mais s’il y a un problème d’internet ou de logiciel que fait-on ? Pas de panique, il y a une solution. Chaque fin de semaine, on peut imprimer l’agenda de la semaine suivante ou l’extraire en pdf ou word.
Quel agenda éléctronique peut-on utiliser ?
Il existe divers types d’agendas éléctroniques partagés :
- Les agendas en réseau au niveau bureautique comme Ms Outlook, Ms Project ou au niveau de plates-formes de travail collaboratif.
- Les agendas partagés sur Internet comme Google Agenda, Calendae, Partagenda etc.
Je vais vous parler de Google Agenda, un outil facile d’accès et d’utilisation.
Sur Google Agenda, vous pouvez avoir accès aux plannings des personnes qui vous ont donné l’autorisation. Si vous ne souhaitez pas voir tous les plannings de tout le monde, vous pouvez juste choisir celui ou ceux qui vous intéresse. Chaque personne aura une couleur différente ce qui vous permettra de mieux visualiser.
Dans l’image ci-dessous, vous pouvez voir un agenda sur une semaine avec trois codes couleurs différents. Chaque couleur correspond à une personne.
Et voici un petit tuto sur Google Agenda, cette vidéo pourra vous aider.
Maintenant que vous savez tout sur les agendas partagés, à vous de jouer.
Vous pouvez retrouver l’ensemble de nos articles sur notre page guide.
