Cas NextEra : Trello à créer J-10 avant le séminaire 

🗂️ Cas NextEra : Trello à créer J-10 avant le séminaire 

Contexte de travail

Le séminaire annuel de l’entreprise NextEra aura lieu dans 10 jours. En tant qu’assistant(e) de direction, vous êtes missionné(e) pour reprendre en main l’organisation à ce stade avancé. Une bonne partie du travail a déjà été menée par vos collègues, mais plusieurs points restent encore à finaliser. Vous allez devoir tout passer en revue, structurer les informations dans Trello, et organiser les actions à venir.

Voici où en est le projet à ce jour :

📌 Ce qui a déjà été fait

Le lieu a été choisi et réservé. Il s’agit d’un centre moderne situé à une heure de Paris, avec hébergement et salles de réunion inclus. Les besoins logistiques ont été identifiés et une première version du budget a été transmise à la direction, puis validée.

Les invitations ont bien été envoyées à tous les collaborateurs, et les relances ont permis de récupérer l’ensemble des réponses. Les régimes alimentaires spécifiques ont été collectés, et les chambres ont été réparties. Le choix de l’animation team building a été acté : un escape game sera organisé le premier soir.

Une réunion de cadrage a déjà été tenue avec les autres assistant(e)s pour répartir certaines premières responsabilités.

📝 Ce qui est en cours

Plusieurs tâches sont lancées mais non finalisées. Les transports ne sont pas encore confirmés : les devis sont arrivés mais la réservation n’est pas finalisée.
Les kits de bienvenue sont en cours de constitution, mais il manque encore les sacs et les stylos.
Les badges sont en création : les visuels sont prêts, mais l’impression n’est pas encore faite.
Le fichier de suivi des inscriptions a été commencé, mais il manque quelques détails (horaires d’arrivée, préférences de chambre).

L’ordre du jour est en cours de finalisation, et les intervenants internes ont tous été contactés, mais certains n’ont pas encore confirmé leur créneau.
Le matériel logistique (micros, paperboards) est en cours de commande, et la signalétique a été conçue mais pas encore envoyée à l’impression.
Enfin, un questionnaire de satisfaction a été esquissé, mais pas encore mis en forme ni intégré à un outil de diffusion.

⏳ Ce qu’il reste à faire impérativement dans les 10 jours

Il reste encore un certain nombre de points à gérer en urgence contrôlée.

Tout d’abord, les checklists journalières détaillées pour le bon déroulement du séminaire n’ont pas été rédigées. Aucun espace collaboratif Trello n’a encore été partagé avec la direction pour assurer le suivi.
Le mail de confirmation logistique à destination des participants n’a pas été envoyé. Il faudra aussi préparer le diaporama pour la plénière de clôture.

Certaines mesures pratiques restent à anticiper : prévoir un kit d’urgence (batteries, rallonges, adaptateurs…), désigner un responsable logistique référent sur place, rédiger un brief clair pour l’accueil du centre de séminaire.

Après l’événement, des actions seront aussi à organiser, comme la récupération des photos et vidéos, la centralisation des documents administratifs liés au projet, et l’organisation du rangement et retour du matériel emprunté.

🎯 Mission demandée

À partir de ce récit, vous devez :

1. Reconstituer les cartes Trello correspondant aux différentes tâches évoquées.

2. Classer chacune d’elles dans l’une des trois colonnes :

   • Tâches à réaliser

   • Tâches commencées

   • Tâches terminées

Vous êtes libre d’intituler les cartes comme vous le souhaitez, à condition qu’elles soient précises, opérationnelles, et reflètent fidèlement le contenu du récit.