Exercice Prise de notes structurée – Organisation d’un séminaire

🎯 Contexte :

Réunion de crise entre la Directrice de la Communication (DC) et le Directeur Général Adjoint (DGA). Le séminaire est prévu dans 10 jours, et plusieurs éléments sont en retard.

🎧 Transcription de la conversation (à dicter à 55–60 mots/min ou enregistrer en audio)

💬 Durée : ~2 min 30

DGA : Julie, je suis assez préoccupé par l’état d’avancement de notre séminaire. On est à J-10 et plusieurs points ne sont pas calés.
DC : Je comprends. On a pris du retard sur la validation du programme. Les retours des intervenants externes sont arrivés tardivement, et la coordination avec le traiteur est encore en suspens.
DGA : Pourtant, la réservation du lieu a été confirmée depuis trois semaines ?
DC : Oui, mais la configuration des salles n’a pas encore été validée. Le plan d’implantation est toujours en relecture côté logistique.
DGA : Et le matériel de projection ?
DC : En attente. Le fournisseur doit nous confirmer demain s’il peut livrer en temps voulu. On a un plan B avec notre service interne, mais il est moins qualitatif.
DGA : On ne peut pas se permettre un couac technique. Prévois les deux options.
DC : D’accord. Côté communication, le kit de bienvenue n’est pas encore finalisé. Il manque la validation du message du DG.
DGA : Je le vois demain à 9h, je débloque ça. En parallèle, as-tu acté les transports pour les équipes régionales ?
DC : C’est en cours avec l’agence, mais il y a des difficultés sur les correspondances SNCF.
DGA : Réserve un budget pour des solutions alternatives (minibus ou taxis). Je ne veux pas d’absents pour cause logistique.
DC : Noté. Et pour l’animation de clôture ? Le prestataire que tu avais suggéré ne donne plus signe de vie.
DGA : Relance une dernière fois aujourd’hui, puis prends la décision ce soir. Il nous faut une solution de rechange d’ici demain.
DC : Très bien. Je prépare un reporting de crise ce soir avec plan d’actions.
DGA : Merci. Je veux une version consolidée demain midi avec état d’avancement, alertes critiques et arbitrages à prévoir.

📝 Consigne pour les stagiaires :

Vous êtes l’assistante en charge du suivi logistique et du reporting.
Objectifs :

• Réalisez une prise de notes synthétique à partir de cette conversation.

• Organisez l’information en 4 catégories :

  • Points validés

  • Points en retard

  • Actions urgentes

  • Arbitrages à prévoir