✅ Checklist complète – Organisation d’un déplacement professionnel

Avant le départ

Cadrer le déplacement

Commencez par identifier précisément l’objectif du déplacement : réunion client, salon, formation, audit, etc. Faites valider les dates, la durée et la pertinence de la mission par la hiérarchie. Listez les personnes impliquées.

Gérer les autorisations et les documents

Préparez un ordre de mission clair, signé par la direction. Vérifiez les documents d’identité nécessaires (passeport, carte d’identité) et, le cas échéant, lancez les démarches de visa ou d’autorisation. Pensez également aux assurances voyage et, pour certains pays, aux certificats de vaccination ou d’assurance santé.

Réserver les prestations

Réservez les transports (train, avion, voiture), l’hébergement et les éventuels transferts (navette, taxi). Repérez ou réservez les lieux de restauration si besoin. Assurez-vous de respecter la politique voyage de l’entreprise : prestataires référencés, tarifs plafonnés, conditions d’annulation.

Préparer le budget

Estimez le coût du déplacement (transport, hôtel, repas, imprévus) et faites valider le budget. Prévoyez une avance de frais ou une carte professionnelle si nécessaire. Prévenez la comptabilité des montants à rembourser ou à imputer.

Constituer le dossier de voyage

Rassemblez tous les éléments utiles dans un dossier clair : billets, réservations, plan d’accès, programme détaillé. Fournissez une version numérique et une version imprimée au collaborateur. N’oubliez pas d’y inclure les coordonnées utiles : contacts locaux, numéros d’urgence, hôtel, organisateurs de l’événement.

Pendant le déplacement

Assurez un suivi discret mais réactif du bon déroulement du déplacement : horaires respectés, réservations bien honorées, déplacements fluides. Restez disponible en cas d’imprévu (annulation, retard, problème sur place). Vérifiez que les justificatifs sont bien collectés au fil du séjour pour simplifier la note de frais au retour.

Après le déplacement

À son retour, aidez le collaborateur à compléter et transmettre sa note de frais. Vérifiez la conformité des justificatifs, relancez si besoin, et transmettez le tout à la comptabilité. Archivez le dossier de déplacement (papier ou numérique). Si le déplacement était stratégique ou problématique, proposez un court debrief pour identifier ce qui pourrait être amélioré à l’avenir.

Bonnes pratiques à garder en tête

• Adaptez les réservations aux préférences du collaborateur (type de transport, hôtel, régime alimentaire).

• Soyez attentive aux décalages horaires, temps de repos et dress code éventuel.

• Anticipez les alternatives (visioconférence, report) en cas de grève ou d’aléa majeur.

• Centralisez tous les documents dans un espace partagé (cloud, drive, intranet).