Cas Corniche de Suffren – Organisation d’un comité de direction

🗂️ Cas Corniche de Suffren – Organisation d’un comité de direction

Entreprise : Corniche de Suffren

🎯 Objectif

Mettre en œuvre vos compétences en organisation logistique et administrative pour préparer une réunion stratégique avec plusieurs contraintes.

🧭 Contexte

📅 Nous sommes le 10 août de l’année N.
Vous êtes secrétaire assistante du président-directeur général de la société Corniche de Suffren, entreprise spécialisée dans la fabrication de portails industriels.
Le siège social est situé à Nantes.

Parmi les six directeurs attendus à la réunion, deux sont basés à l’extérieur :

• Madame Bailly, basée à Angers

• Monsieur Letellier, basé au Mans

📩 Consigne de M. Giraud, Président-directeur général

« Bonjour,

Je vous charge d’organiser le prochain comité de direction, qui devra se tenir pendant la semaine du 15 septembre N, de 9h30 à 17h00, au siège à Nantes. Cette réunion est obligatoire pour l’ensemble des directeurs.

Vous devrez :

• Déterminer la meilleure date possible dans la semaine, en tenant compte des indisponibilités suivantes :

  • Mme Bailly n’est pas disponible le mardi

  • M. Letellier est en déplacement le jeudi

  • Mme Kérivel (directrice administrative) est en télétravail le mercredi

  • M. Marchand (directeur industriel) a une contrainte personnelle le lundi après-midi

• Rédiger un mail d’invitation à destination des six directeurs, incluant les éléments de l’ordre du jour (voir plus bas), les horaires et les informations logistiques.

• Programmer un mail de rappel automatique à envoyer une semaine avant la date retenue.

• Organiser le déplacement aller-retour de Mme Bailly (depuis Angers) et de M. Letellier (depuis Le Mans), en leur proposant deux options chacun, avec les horaires, durées et tarifs.

• Prévoir un repas livré sur place, sous forme de plateaux repas. Merci de proposer deux traiteurs nantais, chacun devant :

  • proposer un menu à base de poisson

  • proposer un menu à base de viande

  • respecter un budget maximum de 30 € par personne

• Préparer une feuille d’émargement pour cette journée

• Réserver le vidéoprojecteur auprès de Madame Pompette, responsable du matériel. »

📌 Ordre du jour de la réunion (à inclure dans le mail d’invitation)

1. Bilan commercial et financier de l’année écoulée

2. Objectifs stratégiques pour l’année N+1

3. Réorganisation du service logistique

4. Préparation du prochain salon professionnel à Lyon

5. Présentation d’un nouveau partenariat industriel

✍️ Livrables attendus

• Mail d’invitation avec ordre du jour, date, lieu, horaires, repas, déplacement

• Mail de rappel à programmer

• Deux options de transport aller-retour pour Mme Bailly (Angers ⇄ Nantes)

• Deux options de transport aller-retour pour M. Letellier (Le Mans ⇄ Nantes)

• Deux propositions de traiteur (menu poisson + menu viande à ≤30 €)

• Feuille d’émargement

• Message à Mme Pompette pour la réservation du vidéoprojecteur

• Justification écrite du choix de la date retenue

⚠️ Précision importante

📎 Aucun document n’est joint à cette consigne. Toutes les informations utiles sont contenues dans le présent énoncé.