Suivre et renouveler les contrats de service avec l’IA
Domaine Office Manager : Achats & prestataires
Niveau d’automatisation : Assisté
Type d’IA : Extraction de données / alertes automatiques
La problématique : les contrats de service (nettoyage, sécurité, maintenance) sont dispersés dans des dossiers différents, avec des dates de renouvellement suivies à la main sur un tableau. Les tacites reconductions surprennent régulièrement.
Étapes de mise en place
- Centraliser les contrats sur un outil de gestion documentaire.
- Laisser l’IA extraire automatiquement les dates clés (échéance, préavis, montant).
- Configurer des alertes avant chaque échéance de renouvellement ou de préavis.
- Comparer les conditions à chaque renouvellement avant de reconduire.
Bénéfices & Limites
- ✅ Fin des renouvellements automatiques subis
- ✅ Vision consolidée de tous les contrats de service
- ✅ Base de négociation à chaque échéance
- ⚠️ L’import initial des contrats existants demande un travail de reprise
- ⚠️ L’extraction automatique doit être vérifiée sur les contrats mal scannés
- ⚠️ La négociation elle-même reste un exercice humain
Outils associés
- DiliTrust — gestion des contrats avec extraction de données et alertes par IA
- Claude / ChatGPT — synthèse des clauses avant renégociation
