Référentiel RNCP38667 : TP Assistant de direction
Voici le détail complet du titre professionnel Assistant de direction, tiré de la fiche officielle France Compétences (RNCP38667).
Identification
Code : RNCP38667 Intitulé : TP – Assistant de direction État : Active Niveau : 5 Code NSF : 324p (Organisation du travail de bureau, organisation-bureautique) Formacode(s) : 35047 (Secrétariat assistanat direction), 35018 (Secrétariat assistanat multilingue) Certificateur : Ministère du Travail, du Plein Emploi et de l’Insertion Date de début des parcours certifiants : 29/07/2024 Date d’échéance de l’enregistrement : 29/07/2029 Date de dernière délivrance possible : 29/07/2030 Certification antérieure remplacée : RNCP34143 – TP Assistant de direction
Objectifs et contexte
L’assistant de direction assiste l’équipe de direction au quotidien. Il organise et suit ses projets et dossiers spécifiques. Il contribue à la valorisation de l’image de la structure, en interne comme en externe.
Il joue un rôle central dans le système de communication et de décision de la structure. Il a connaissance d’informations confidentielles. Il respecte des règles de réserve et de discrétion professionnelle.
Il utilise couramment l’anglais, au niveau B2 du CECRL. Il intègre la dimension interculturelle et internationale dans sa communication. Il s’approprie les outils numériques en constante évolution et respecte les règles d’hygiène informatique.
Les deux blocs de compétences
RNCP38667BC01 – Assurer les fonctions de support administratif et organisationnel à l’équipe de direction : organiser et suivre les activités de l’équipe de direction en français et en anglais ; concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion ; optimiser les processus administratifs ; assurer l’interface orale avec les interlocuteurs internes et externes en français et en anglais.
RNCP38667BC02 – Organiser et suivre les projets et dossiers spécifiques de l’équipe de direction : conduire une veille informationnelle et en diffuser le contenu ; préparer, coordonner et suivre un projet ; organiser un événement ; mettre en œuvre une action de communication en français et en anglais.
Bloc 1 — Support administratif et organisationnel (CCP1)
Ce bloc réunit quatre compétences. Chacune s’appuie sur des savoir-faire précis, listés dans le référentiel officiel.
Compétence 1 — Organiser et suivre les activités de l’équipe de direction en français et en anglais
Savoir-faire à maîtriser :
- Utiliser les outils bureautiques et numériques collaboratifs de façon courante
- Utiliser les outils collaboratifs de planification
- Planifier et organiser un déplacement, une réunion ou une activité en français et en anglais
- Analyser une situation, établir un diagnostic et proposer des solutions ou des actions à accomplir
- Concevoir une liste de tâches et utiliser les outils de suivi de réalisation
- Établir une feuille de route et respecter un budget
- Tenir compte de l’empreinte carbone dans l’organisation des déplacements
- Rédiger et diffuser des comptes rendus de réunion en français et en anglais
- Respecter les règles de confidentialité en interne comme en externe
- Prescrire des achats responsables de fournitures et de consommables
- Utiliser les techniques de gestion du temps et repérer les urgences et priorités
- Assurer la préparation logistique des réunions
- Prendre en compte les situations de handicap dans les déplacements et l’organisation des réunions
- Négocier avec les prestataires pour optimiser les coûts
- Communiquer en anglais à l’écrit et à l’oral, au niveau B2 du CECRL
- Mobiliser ses réseaux interne et externe, travailler en équipe
Savoirs associés : techniques de gestion du temps, typologie des réunions, formalités liées aux déplacements, postes d’un budget, règles d’expression écrite/orale en français et en anglais, politique RSE de l’entreprise, réglementation relative au handicap.
Compétence 2 — Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion
Savoir-faire à maîtriser :
- Utiliser les fonctions avancées d’un tableur, un ERP et un CRM
- Collecter les données nécessaires au calcul des indicateurs de performance
- Contrôler l’adéquation des informations collectées par rapport au besoin
- Choisir un graphique et des indicateurs de performance adaptés
- Analyser l’évolution des indicateurs de performance et contrôler ses résultats
- Analyser les données et rédiger un commentaire argumenté
- Organiser son travail en fonction des urgences, des priorités et de la complexité de la production demandée
- Faire preuve de fermeté avec courtoisie en cas de relances
Savoirs associés : vocabulaire statistique (évolution, répartition, écart, ratios, marge), calculs statistiques courants, méthodes de calcul des indicateurs de performance, typologie d’un tableau de bord, organisation de l’entreprise.
Compétence 3 — Optimiser les processus administratifs
Savoir-faire à maîtriser :
- Analyser une situation et en extraire les éléments clés
- Utiliser des outils d’aide au diagnostic (diagramme d’Ishikawa…)
- Structurer un ensemble d’opérations sous forme de logigramme
- Rédiger une procédure ou un mode opératoire, proposer des ajustements
- Assurer la traçabilité des documents administratifs et leur classement
- Appliquer et faire respecter une procédure
- Communiquer les données pertinentes aux interlocuteurs adéquats
- Rendre compte à sa hiérarchie et proposer des actions correctives
Savoirs associés : vocabulaire et organismes de la démarche qualité (ISO, AFNOR…), méthodes d’analyse et de résolution de problèmes, politique RSE.
Compétence 4 — Assurer l’interface orale avec les interlocuteurs internes et externes en français et en anglais
Savoir-faire à maîtriser :
- Assurer l’accueil physique d’un visiteur en veillant à la qualité du cadre et au respect des procédures
- Filtrer les demandes et utiliser différents outils de communication
- Utiliser les techniques de communication adaptées (reformuler, questionner, synthétiser)
- Prendre des notes et appliquer les procédures relatives au RGPD
- Comprendre un interlocuteur s’exprimant en anglais et s’exprimer dans un anglais professionnel de niveau B2
- Désamorcer une situation conflictuelle et garder le contrôle de soi
- Adapter son expression orale aux interlocuteurs en situation de handicap
- Se renseigner sur les besoins spécifiques d’un visiteur en situation de handicap
- Représenter et valoriser l’image de la structure
- Pratiquer l’écoute active et les techniques de questionnement
Savoirs associés : grammaire, phonétique et vocabulaire courant en anglais (B2), techniques de communication, vocabulaire technique du secteur en français et en anglais, principes de base du RGPD, réglementation handicap.
Modalités d’évaluation du bloc (durée totale 3h15) : mise en situation professionnelle de 3h, sous forme d’étude de cas dans une entreprise fictive. Partie écrite de 2h30 : analyse de situations professionnelles, traitement de dossiers, production de documents, choix des logiciels adaptés. L’anglais niveau B2 est requis dans cette partie.
Partie orale de 30 min, après la partie écrite : le candidat échange au téléphone avec un interlocuteur francophone puis anglophone, prend des notes, rédige un message ou restitue l’échange. Entretien technique de 15 min : le candidat présente ses travaux et argumente ses choix.
Bloc 2 — Organisation et suivi des projets et dossiers spécifiques (CCP2)
Ce bloc réunit quatre compétences, centrées sur la veille, le projet, l’événementiel et la communication.
Compétence 5 — Conduire une veille informationnelle et en diffuser le contenu
Savoir-faire à maîtriser :
- Optimiser ses recherches sur le web et identifier des sources fiables
- Utiliser des outils spécifiques pour la veille, automatiser ses recherches
- Organiser, capitaliser, analyser et synthétiser les informations issues de la veille
- S’informer sur les partenaires, fournisseurs, prestataires de service
- Analyser la concurrence et veiller à l’e-réputation de la structure sur les réseaux sociaux
- Concevoir et exploiter des questionnaires
- Appliquer les règles élémentaires de sécurité informatique et de protection des données
- Appliquer les procédures relatives au RGPD
- Planifier et organiser son temps de veille
- Choisir un mode de transmission adapté à la situation en respectant la confidentialité
Savoirs associés : sources officielles d’information et de documentation, outils de curation de contenu, culture du web collaboratif, règles élémentaires de sécurité informatique et protection des données numériques, principes de base du RGPD.
Compétence 6 — Préparer, coordonner et suivre un projet
Savoir-faire à maîtriser :
- Utiliser une méthodologie de projet et des outils de planification (Gantt, rétro-planning)
- Élaborer une liste de contrôle et planifier les interventions des acteurs
- Organiser des réunions en présentiel et à distance en français et en anglais
- Conduire ou participer à des réunions collectives de travail, prendre la parole en public
- Rédiger un compte rendu en français et en anglais
- Analyser une situation, synthétiser les informations et rendre compte
- Prendre en compte les délais, respecter les échéances, les contraintes et les procédures
- Travailler en équipe et faciliter les interactions au sein du groupe-projet
- Informer les membres de l’équipe des dysfonctionnements constatés
Savoirs associés : vocabulaire de la gestion de projet, méthodes et techniques d’animation de réunion, différentes méthodes de gestion de projet, politique RSE.
Compétence 7 — Organiser un événement
Savoir-faire à maîtriser :
- Utiliser les techniques de communication professionnelle adaptées
- Concevoir une liste de tâches et ordonnancer les différentes étapes de l’événement
- Établir et suivre le budget de l’événement
- Rédiger des écrits professionnels en français et en anglais, partager des contenus sur les réseaux
- Réaliser un questionnaire de satisfaction en français et en anglais
- Effectuer le bilan quantitatif et qualitatif et rendre compte
- Faciliter l’accueil des personnes en situation de handicap, prendre en compte l’accessibilité des lieux
- Anticiper l’organisation logistique et être force de proposition
- Négocier avec les prestataires ou les partenaires
- Communiquer en anglais à l’écrit et à l’oral, au niveau B2 du CECRL
Savoirs associés : postes budgétaires, partenariats existants, techniques et outils d’organisation, culture du web collaboratif, règles de rédaction d’écrits professionnels, réglementation handicap, politique RSE.
Compétence 8 — Mettre en œuvre une action de communication en français et en anglais
Savoir-faire à maîtriser :
- Utiliser un logiciel de Pré-AO/PAO ou une application en ligne
- Utiliser les outils de communication omnicanal
- Rechercher, sélectionner et synthétiser les informations pertinentes
- Rédiger en adaptant le style à la cible et à l’objectif, en français et en anglais
- Organiser et présenter les informations de façon claire, attractive et valorisante
- Respecter et décliner une charte graphique
- Partager du contenu sur les réseaux sociaux
- Planifier et organiser ses actions de communication
- Identifier les enjeux de la communication dans la stratégie de la structure
- Respecter les règles de discrétion professionnelle
Savoirs associés : culture du web collaboratif, techniques de communication numérique, règles typographiques et orthographiques, procédures internes de protection des données personnelles, bases de la législation du droit d’auteur et du droit à l’image.
Modalités d’évaluation du bloc (durée totale 3h05) : mise en situation professionnelle de 2h30, étude de cas écrite dans une entreprise fictive, avec utilisation de l’anglais niveau B2. Entretien technique de 15 min.
Questionnement à partir de production de 20 min, réalisé après la mise en situation et avant l’entretien technique. Le candidat présente sa veille informationnelle pendant 10 min (contexte, méthode, outils, sources, résultats, diffusion), puis répond aux questions du jury pendant 10 min.
Compétences transversales
Trois compétences transversales complètent les deux blocs, communes à l’ensemble du métier.
Communiquer : maîtriser la rédaction professionnelle, ajuster sa communication écrite et orale, prendre en compte les situations de handicap, établir des relations positives, respecter la confidentialité, valoriser l’image de la structure, pratiquer l’écoute active.
Organiser ses actions : repérer les urgences et priorités, respecter les délais, anticiper, faire preuve d’initiative et de réactivité, agir en autonomie dans le respect des procédures et des limites de délégation.
Mobiliser les environnements numériques : maîtriser les outils numériques de communication, de collaboration et de planification, respecter les règles de sécurité informatique et de protection des données, optimiser ses recherches en ligne, assurer une veille informationnelle, intégrer la sobriété numérique.
Modalités d’évaluation globales
Durée totale de l’épreuve : 5h45. Mise en situation professionnelle de 5h (étude de cas écrite de 4h30 et partie orale de 30 min). Entretien technique de 10 min. Questionnement à partir de production de 20 min. Entretien final de 15 min, incluant l’échange sur le dossier professionnel.
Le titre professionnel se compose de deux CCP capitalisables séparément. Il est accessible par capitalisation de CCP ou par un parcours de formation complet.
Secteurs et débouchés
L’emploi d’assistant de direction concerne tout type et toute taille d’organisation : entreprise commerciale, association, administration, autre organisme public ou privé, national ou international.
Intitulés de poste accessibles : assistant de direction, assistant de manager, office manager. Code ROME : M1604 (Assistanat de direction).
Voie d’accès
Voies d’accès reconnues : contrat d’apprentissage, formation continue, contrat de professionnalisation, VAE. Non accessible par candidature individuelle directe, ni après un parcours de formation sous statut d’élève ou d’étudiant.
Le jury est composé de professionnels du métier, habilités par le représentant territorial du ministère chargé de l’emploi.
Liens avec d’autres certifications
Le bloc RNCP38667BC02 est reconnu en correspondance partielle avec le bloc RNCP34029BC02 (Gestion de projet) du BTS Support à l’action managériale. Les blocs de l’ancien titre RNCP34143 sont reconnus en correspondance partielle avec les deux blocs actuels.
Statistiques (dernières disponibles, promotion 2022)
1137 certifiés, dont 16 par VAE. Taux d’insertion global à 6 mois : 76 %. Taux d’insertion dans le métier visé à 6 mois : 69 %. Taux d’insertion dans le métier visé à 2 ans : 68 %.
Base légale
Arrêté du 18 janvier 2024 relatif au titre professionnel d’assistant de direction. Fiche publiée le 22/02/2024.
Source : France Compétences, fiche RNCP38667 — https://www.francecompetences.fr/recherche/rncp/38667/
