Utiliser Doodle pour choisir un créneau de réunion

Doodle est un outil simple et efficace pour trouver une disponibilité commune parmi plusieurs participants. Voici un guide pas à pas pour créer un sondage et organiser une réunion.

1️⃣ Étape 1 : Accéder à Doodle

• Rendez-vous sur le site https://doodle.com
• Cliquez sur « Créer un sondage » (pas besoin de compte pour une utilisation basique).

2️⃣ Étape 2 : Configurer le sondage

• Donnez un nom au sondage (ex. : « Réunion Codir Nantéa »).
• Ajoutez une description (ex. : « Veuillez indiquer vos disponibilités pour la réunion du Comité de Direction. »).
• Indiquez votre nom et votre email (pour recevoir les réponses).

3️⃣ Étape 3 : Ajouter les créneaux proposés

• Sélectionnez les dates et heures possibles pour la réunion.
• Vous pouvez choisir plusieurs créneaux par jour.
• Doodle affichera automatiquement une vue calendrier pour faciliter le choix des créneaux.

💡 Astuce : Si la réunion dure 2 heures, proposez directement des créneaux de 14h00 à 16h00 ou 10h00 à 12h00 selon les disponibilités des participants.

4️⃣ Étape 4 : Partager le lien du sondage

• Cliquez sur « Créer », puis sur « Partager ».
• Copiez le lien du sondage et envoyez-le aux participants par email ou message Teams/Slack.

Exemple d’email :
📌 Objet : Choix du créneau pour le Comité de Direction
📧 Chers membres du Codir,
Merci de bien vouloir indiquer vos disponibilités en remplissant le sondage Doodle ci-dessous avant [date limite] :
👉 [Lien Doodle]

5️⃣ Étape 5 : Analyser les réponses et choisir le créneau

• Une fois les participants inscrits, Doodle met en avant le créneau où tout le monde est disponible.
• Si plusieurs créneaux sont possibles, choisissez celui avec le plus de votes.
• Envoyez ensuite une convocation officielle en fonction du créneau retenu.

🔹 Options avancées (facultatif)

• « Si nécessaire » : Permet aux participants de signaler une disponibilité flexible.
• Sondage à choix unique : Chaque participant ne peut voter que pour un seul créneau.
• Vérification des emails : Assurez-vous que chaque personne ne vote qu’une seule fois.

✅ Doodle est un outil efficace pour éviter les échanges interminables et organiser une réunion rapidement.