Utiliser Doodle pour choisir un créneau de réunion
Doodle est un outil simple et efficace pour trouver une disponibilité commune parmi plusieurs participants. Voici un guide pas à pas pour créer un sondage et organiser une réunion.
1️⃣ Étape 1 : Accéder à Doodle
- Rendez-vous sur le site https://doodle.com
- Cliquez sur « Créer un sondage » (pas besoin de compte pour une utilisation basique).
2️⃣ Étape 2 : Configurer le sondage
- Donnez un nom au sondage (ex. : « Réunion Codir Nantéa »).
- Ajoutez une description (ex. : « Veuillez indiquer vos disponibilités pour la réunion du Comité de Direction. »).
- Indiquez votre nom et votre email (pour recevoir les réponses).
3️⃣ Étape 3 : Ajouter les créneaux proposés
- Sélectionnez les dates et heures possibles pour la réunion.
- Vous pouvez choisir plusieurs créneaux par jour.
- Doodle affichera automatiquement une vue calendrier pour faciliter le choix des créneaux.
💡 Astuce : Si la réunion dure 2 heures, proposez directement des créneaux de 14h00 à 16h00 ou 10h00 à 12h00 selon les disponibilités des participants.
4️⃣ Étape 4 : Partager le lien du sondage
- Cliquez sur « Créer », puis sur « Partager ».
- Copiez le lien du sondage et envoyez-le aux participants par email ou message Teams/Slack.
Exemple d’email :
📌 Objet : Choix du créneau pour le Comité de Direction
📧 Chers membres du Codir,
Merci de bien vouloir indiquer vos disponibilités en remplissant le sondage Doodle ci-dessous avant [date limite] :
👉 [Lien Doodle]
5️⃣ Étape 5 : Analyser les réponses et choisir le créneau
- Une fois les participants inscrits, Doodle met en avant le créneau où tout le monde est disponible.
- Si plusieurs créneaux sont possibles, choisissez celui avec le plus de votes.
- Envoyez ensuite une convocation officielle en fonction du créneau retenu.
🔹 Options avancées (facultatif)
- « Si nécessaire » : Permet aux participants de signaler une disponibilité flexible.
- Sondage à choix unique : Chaque participant ne peut voter que pour un seul créneau.
- Vérification des emails : Assurez-vous que chaque personne ne vote qu’une seule fois.
✅ Doodle est un outil efficace pour éviter les échanges interminables et organiser une réunion rapidement.