Arborescence complète pour Secrétaire Assistante Médico-Sociale

📁 Arborescence complète pour Secrétaire Assistante Médico-Sociale

1. /Usagers

➡️ Données administratives, sociales et médicales des personnes accueillies

/Usagers
/[NOM_Prenom]
/Admission
/Documents administratifs
/Suivi médical
/Social et éducatif
/Courriers

/Courriers entrants
/Courriers sortants
/Bilans & synthèses
/Sortie / fin d’accompagnement

2. /Vie de l’établissement

/Vie_Etablissement

/Organisation interne
/Planning général
/Planning usagers
/Gestion des absences et remplacements
/Suivi des temps d’accompagnement
/Temps collectifs / Ateliers

3. /Personnel

➡️ Dossiers individuels et fonctionnement RH

/Personnels

/Personnel individuel

/[NOM_Prenom]

/Contrats et avenants
/Absences et congés

/Visites médicales du travail

/Entretiens professionnels

/Personnel – Global

/Recrutement
/Formations / CPF
/Planning du personnel
/Documents légaux du personnel

4. /Fonctionnement Administratif courant

/Administratif

/Modèles & trames de documents
/Comptes rendus de réunions internes
/Notes de service
/Dossiers en cours
/Documents officiels reçus

5. /Qualité & Gestion des risques

➡️ En lien avec les obligations HAS, évaluations, plans d’action…

/Qualité
/Évaluations internes et externes
/Plans d’actions qualité
/Indicateurs qualité
/Audits internes / ARS
/Suivi des réclamations
/Gestion des évènements indésirables
/Fiches de dysfonctionnements
/Comptes rendus de commissions qualité

6. /Documentation / Procédures / Référentiels

/Documentation
/Procédures en vigueur
/Protocoles professionnels
/Notes internes
/Textes réglementaires
/Référentiels métier (HAS, DAF/DPACI…)
/Règlement intérieur / Livret d’accueil

7. /Réunions ( dans l’hypothèse qu’il y ait beaucoup de réunions ) 

/Réunions
/Réunions pluridisciplinaires
/Réunions de direction
/Réunions de coordination
/Réunions institutionnelles
/Réunions de service / équipes
/Groupes de travail thématiques
/Comptes rendus archivés

8. /Comptabilité / Finances

/Comptabilité
/Factures fournisseurs
/Facturation usagers
/Suivi des règlements
/Budgets prévisionnels
/Bilan / compte administratif
/Pièces justificatives
/Dépenses / achats

9. /Projets & Événements

/Projets
/Projets d’établissement
/Projets personnalisés usagers
/Événements institutionnels
/Sorties et séjours
/Dossiers de subvention
/Actions de prévention / sensibilisation

10. /Partenaires & Prestataires

/Partenaires
/Conventions de partenariat
/Structures sociales / médico-sociales
/Prestataires techniques (ménage, maintenance, sécurité…)
/Correspondances
/Planning des interventions

11. /Informatique / RGPD / Sécurité des données

/Informatique_RGPD
/Registre de traitement des données
/Modèles de consentement RGPD
/Suivi des accès informatiques
/Fiches de non-conformité
/Sauvegardes / sécurité numérique
/Documents liés au RGPD

12. /Archives

/Archives
/Dossiers usagers clôturés
/Dossiers du personnel archivés
/Comptabilité années antérieures
/Procédures obsolètes
/Documents en attente de destruction
/Planning de destruction (avec échéances DAF/DPACI)

13. /Support visuel & communication

/Communication
/Affichages obligatoires
/Supports d’accueil (livrets, plaquettes)
/Supports internes (affiches, notes visuelles)
/Supports de présentation (réunions, événements)