📄 Fichiers types utilisés par les Secrétaires Assistantes Médico-Sociales (SAMS)
1. 📂 Fichiers liés aux usagers / patients
| Nom du fichier |
Utilité |
Format |
| Fiche d’admission usager |
Saisie des données administratives à l’entrée |
Word / PDF |
| Autorisation de soins ou de transport |
Consentement écrit des familles / usagers |
Word / PDF |
| Courrier de convocation |
Informer de rendez-vous ou d’une réunion |
Word |
| Compte rendu de réunion de suivi |
Tracer les décisions prises en équipe |
Word |
| Planning individuel d’usager |
Organisation des activités ou RDV |
Excel |
| Dossier de sortie |
Synthèse de fin d’accompagnement |
Word / PDF |
| Certificat médical / ordonnance (reçu) |
Archive médicale à classer |
PDF |
| Demande d’aide administrative ou sociale |
À remplir par la famille ou l’usager |
Word / Papier |
| Livret d’accueil usager |
Présentation de la structure |
PDF imprimé |
2. 👩⚕️ Fichiers liés à l’organisation médico-sociale
| Nom du fichier |
Utilité |
Format |
| Planning hebdomadaire du service |
Répartition des horaires ou activités |
Excel |
| Répartition des référents usagers |
Savoir qui suit quel usager |
Excel |
| Liste des temps collectifs ou ateliers |
Organisation des animations |
Word / Excel |
| Feuille d’émargement d’atelier |
Tracer la participation |
PDF ou papier |
| Tableau de bord de suivi d’activité |
Données quantitatives (nombre de RDV, etc.) |
Excel |
3. 👥 Fichiers RH / personnels
| Nom du fichier |
Utilité |
Format |
| Contrat de travail / avenant |
Recrutement salarié |
Word / PDF |
| Fiche de poste |
Définir les missions |
Word |
| Planning du personnel |
Visualiser les présences / congés |
Excel |
| Suivi des absences |
Traçabilité RH |
Excel |
| Tableau des visites médicales |
Suivi réglementaire |
Excel |
| Dossier individuel salarié |
Archive des pièces RH |
PDF |
| Attestation employeur |
Fournir un justificatif |
Word |
| Formulaire d’évaluation annuelle |
Support à l’entretien pro |
Word / PDF |
4. 🗃 Fichiers de gestion documentaire
| Nom du fichier |
Utilité |
Format |
| Tableau de classement des documents |
Structurer l’archivage |
Excel |
| Grille de conservation documentaire (DAF/DPACI) |
Savoir combien de temps garder les documents |
Excel / PDF |
| Fiche de destruction sécurisée |
Tracer les éliminations de documents |
Word / PDF |
| Registre RGPD des traitements |
Conformité RGPD |
Excel |
| Modèle de nommage des fichiers |
Harmoniser les noms de fichiers |
Word |
5. 📑 Fichiers administratifs généraux
| Nom du fichier |
Utilité |
Format |
| Modèle de courrier |
Base personnalisable |
Word |
| Compte rendu de réunion interne |
Tracer les décisions |
Word |
| Note de service |
Communication interne |
Word |
| Tableau de suivi des tâches / to-do list |
Organisation personnelle ou d’équipe |
Excel |
| Rétroplanning projet / audit |
Anticipation des étapes clés |
Excel |
| Fiche de procédure interne |
Décrire comment faire une tâche |
Word |
| Check-list avant audit ou inspection |
Vérification complète |
Word / PDF |
6. 📊 Fichiers comptables & financiers (si concernée)
| Nom du fichier |
Utilité |
Format |
| Suivi des factures fournisseurs |
Paiements, échéances |
Excel |
| Facturation usager |
Calcul des frais à facturer |
Excel / logiciel |
| Bilan comptable annuel |
Suivi budgétaire (lecture uniquement) |
PDF |
| Demande de devis / bon de commande |
Gestion d’achat |
Word |
| Journal de caisse ou dépenses |
Suivi des flux |
Excel |
7. ✅ Fichiers qualité & conformité
| Nom du fichier |
Utilité |
Format |
| Fiche de dysfonctionnement |
Remonter un incident ou problème |
Word |
| Fiche de signalement interne |
Gestion des événements indésirables |
Word |
| Indicateurs qualité mensuels |
Suivi des données HAS |
Excel |
| Plan d’actions correctives |
Suivi des actions post-audit |
Excel |
| Évaluation interne / externe |
Supports envoyés à l’HAS / ARS |
PDF |
8. 🧾 Fichiers pour la communication & affichage
| Nom du fichier |
Utilité |
Format |
| Affiche événement / atelier |
Communication visuelle |
Word / Canva / PDF |
| Annonce ou actualité interne |
Mail ou support à diffuser |