Fichiers types utilisés par les Secrétaires Assistantes Médico-Sociales (SAMS)
📄 Fichiers types utilisés par les Secrétaires Assistantes Médico-Sociales (SAMS)
1. 📂 Fichiers liés aux usagers / patients
| Nom du fichier | Utilité | Format |
|---|---|---|
| Fiche d’admission usager | Saisie des données administratives à l’entrée | Word / PDF |
| Autorisation de soins ou de transport | Consentement écrit des familles / usagers | Word / PDF |
| Courrier de convocation | Informer de rendez-vous ou d’une réunion | Word |
| Compte rendu de réunion de suivi | Tracer les décisions prises en équipe | Word |
| Planning individuel d’usager | Organisation des activités ou RDV | Excel |
| Dossier de sortie | Synthèse de fin d’accompagnement | Word / PDF |
| Certificat médical / ordonnance (reçu) | Archive médicale à classer | |
| Demande d’aide administrative ou sociale | À remplir par la famille ou l’usager | Word / Papier |
| Livret d’accueil usager | Présentation de la structure | PDF imprimé |
2. 👩⚕️ Fichiers liés à l’organisation médico-sociale
| Nom du fichier | Utilité | Format |
|---|---|---|
| Planning hebdomadaire du service | Répartition des horaires ou activités | Excel |
| Répartition des référents usagers | Savoir qui suit quel usager | Excel |
| Liste des temps collectifs ou ateliers | Organisation des animations | Word / Excel |
| Feuille d’émargement d’atelier | Tracer la participation | PDF ou papier |
| Tableau de bord de suivi d’activité | Données quantitatives (nombre de RDV, etc.) | Excel |
3. 👥 Fichiers RH / personnels
| Nom du fichier | Utilité | Format |
|---|---|---|
| Contrat de travail / avenant | Recrutement salarié | Word / PDF |
| Fiche de poste | Définir les missions | Word |
| Planning du personnel | Visualiser les présences / congés | Excel |
| Suivi des absences | Traçabilité RH | Excel |
| Tableau des visites médicales | Suivi réglementaire | Excel |
| Dossier individuel salarié | Archive des pièces RH | |
| Attestation employeur | Fournir un justificatif | Word |
| Formulaire d’évaluation annuelle | Support à l’entretien pro | Word / PDF |
4. 🗃 Fichiers de gestion documentaire
| Nom du fichier | Utilité | Format |
|---|---|---|
| Tableau de classement des documents | Structurer l’archivage | Excel |
| Grille de conservation documentaire (DAF/DPACI) | Savoir combien de temps garder les documents | Excel / PDF |
| Fiche de destruction sécurisée | Tracer les éliminations de documents | Word / PDF |
| Registre RGPD des traitements | Conformité RGPD | Excel |
| Modèle de nommage des fichiers | Harmoniser les noms de fichiers | Word |
5. 📑 Fichiers administratifs généraux
| Nom du fichier | Utilité | Format |
|---|---|---|
| Modèle de courrier | Base personnalisable | Word |
| Compte rendu de réunion interne | Tracer les décisions | Word |
| Note de service | Communication interne | Word |
| Tableau de suivi des tâches / to-do list | Organisation personnelle ou d’équipe | Excel |
| Rétroplanning projet / audit | Anticipation des étapes clés | Excel |
| Fiche de procédure interne | Décrire comment faire une tâche | Word |
| Check-list avant audit ou inspection | Vérification complète | Word / PDF |
6. 📊 Fichiers comptables & financiers (si concernée)
| Nom du fichier | Utilité | Format |
|---|---|---|
| Suivi des factures fournisseurs | Paiements, échéances | Excel |
| Facturation usager | Calcul des frais à facturer | Excel / logiciel |
| Bilan comptable annuel | Suivi budgétaire (lecture uniquement) | |
| Demande de devis / bon de commande | Gestion d’achat | Word |
| Journal de caisse ou dépenses | Suivi des flux | Excel |
7. ✅ Fichiers qualité & conformité
| Nom du fichier | Utilité | Format |
|---|---|---|
| Fiche de dysfonctionnement | Remonter un incident ou problème | Word |
| Fiche de signalement interne | Gestion des événements indésirables | Word |
| Indicateurs qualité mensuels | Suivi des données HAS | Excel |
| Plan d’actions correctives | Suivi des actions post-audit | Excel |
| Évaluation interne / externe | Supports envoyés à l’HAS / ARS |
8. 🧾 Fichiers pour la communication & affichage
| Nom du fichier | Utilité | Format |
|---|---|---|
| Affiche événement / atelier | Communication visuelle | Word / Canva / PDF |
| Annonce ou actualité interne | Mail ou support à diffuser |