par Stéphane 
Un assistant de direction a accès à ce que peu de collaborateurs voient : projets non annoncés, dossiers RH, informations financières, échanges stratégiques. Cette confiance est au cœur du métier. Elle repose sur quelques règles simples, mais non négociables.
Ne jamais confondre confidentialité et discrétion générale
La discrétion, c’est ne pas commenter ce qu’on sait. La confidentialité, c’est encadrer qui a accès à quoi, comment l’information circule, et comment elle est stockée. Un assistant de direction peut être discret sans pour autant appliquer de vraies règles de confidentialité : classer un dossier RH dans un espace partagé accessible à tous, même sans en parler à personne, reste une faille.
Cloisonner l’accès à l’information
Chaque dossier sensible devrait avoir un cercle d’accès défini, et pas plus large que nécessaire. Un document RH concernant une personne ne doit pas être visible par l’ensemble de l’équipe support, même si l’intention de départ était pratique. Cela vaut pour les dossiers papier comme pour les espaces numériques partagés.
Le réflexe à adopter : avant de partager un fichier ou un accès, se demander qui en a réellement besoin, et pour combien de temps.
Sécuriser les échanges, pas seulement les fichiers
La confidentialité ne s’arrête pas au stockage. Un mail réexpédié un peu vite à la mauvaise liste de diffusion, une conversation professionnelle continuée sur une messagerie personnelle, un document confidentiel imprimé et oublié sur une imprimante partagée : ce sont des fuites d’information fréquentes, rarement volontaires, mais tout aussi dommageables.
Respecter le cadre RGPD sur les données personnelles
Dès qu’un dossier contient des données personnelles (informations RH, contrats, coordonnées de tiers), le cadre RGPD s’applique : ne collecter que les données nécessaires, les conserver seulement le temps requis, et les protéger contre un accès non autorisé. Un assistant de direction qui gère des dossiers RH ou des données clients est directement concerné par ces obligations, même sans en avoir la responsabilité juridique finale.
Vérifier avant de transmettre, même en interne
Une information confidentielle transmise en interne reste une transmission. Avant d’envoyer un dossier sensible à un collègue, même bien intentionné, la question à se poser reste la même : cette personne a-t-elle un motif légitime d’accéder à cette information maintenant ?
Savoir dire non, y compris à son dirigeant
Un dirigeant peut, sans mauvaise intention, demander une transmission d’information qui pose un problème de confidentialité (partager un dossier RH avec une personne non concernée, par exemple). Faire remarquer le risque, même brièvement, fait partie du rôle. L’étude 2026 de Morgan Philips Specialist Recruitment sur les salaires et fonctions de l’assistanat le confirme d’ailleurs : la gestion des informations confidentielles et sensibles figure explicitement parmi les missions attendues sur les postes de direction générale et de comex.
La confidentialité, un pilier qui ne s’improvise pas
Ces règles ne relèvent pas du bon sens seul. Elles supposent une vigilance construite : connaître les outils sécurisés de l’entreprise, savoir qui a accès à quoi, et ne jamais transmettre une information sensible sous le coup de l’urgence sans vérification.
Sources :
- Morgan Philips Specialist Recruitment, Étude des salaires et des fonctions de l’Assistanat 2026 (document fourni)
- Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), cadre réglementaire européen
