par Stéphane 
Elle est la seule à savoir comment fonctionne l’agenda du dirigeant. Elle seule connaît les codes d’accès, les habitudes des fournisseurs, les préférences de chaque client. Quand elle part en congé, tout s’arrête. Elle en tire une fierté, et un épuisement.
C’est le syndrome de l’indispensable. Il touche beaucoup de postes d’assistanat, parce que le métier repose sur la confiance et la connaissance fine d’une personne et d’une organisation.
Comment on s’y installe
Personne ne décide d’être indispensable. Cela vient par étapes. Une tâche est mal faite par un remplaçant, on la reprend. Un dirigeant exigeant réclame toujours la même personne. Les procédures ne sont jamais écrites, faute de temps.
Peu à peu, tout le savoir passe par une seule tête. Le poste gagne en importance apparente. Il perd en solidité réelle.
Ce que cela coûte
Le premier coût est la charge. Quand tout passe par soi, chaque absence se prépare pendant des jours et se rattrape pendant des semaines. Les congés deviennent une source de stress.
L’INRS classe la surcharge de travail, la pression temporelle et le manque de soutien social parmi les principaux facteurs de risque du burn-out. Il précise que ces facteurs dépendent de l’organisation du travail. On peut donc les prévenir.
Le deuxième coût touche la carrière. Dans la pratique, un assistant indispensable à son poste est difficile à remplacer, donc difficile à faire évoluer. Un rôle de coordination ou de Chief of Staff suppose de pouvoir transmettre ce qu’on fait aujourd’hui.
Le troisième coût touche l’entreprise. Un savoir détenu par une seule personne est un risque : départ, maladie, imprévu. Une organisation qui dépend d’une seule assistante n’a pas de plan B.
Les signes qui doivent alerter
Vous n’avez pas pris deux semaines de congé consécutives depuis longtemps. Vous répondez aux mails pendant vos jours de repos. Vous reprenez régulièrement le travail d’un collègue plutôt que de lui expliquer. Vous ne pouvez pas décrire par écrit la façon dont vous gérez un dossier.
Un seul de ces signes n’est pas grave. Leur accumulation indique un poste devenu trop dépendant d’une personne.
Pourquoi c’est si difficile de déléguer
Le frein le plus courant est psychologique. On a l’impression que déléguer prendra plus de temps que faire soi-même. On ne sait pas par où commencer. À court terme, cette impression est souvent exacte. À moyen terme, elle piège.
Les experts cités par Jobboom rappellent que personne ne fonctionne à plein régime en permanence sans risquer l’épuisement. Ils conseillent d’imposer de vraies vacances aux salariés qui se croient irremplaçables, et de les rassurer : tout ne repose pas sur eux.
Comment en sortir
Documenter ce qui se répète. Les procédures récurrentes (organisation d’un déplacement, préparation d’un comité, gestion des accès) gagnent à être écrites une fois. Un document simple suffit, il n’a pas besoin d’être parfait. L’INRS cite le manque de clarté dans le partage des tâches parmi les origines communes des risques psychosociaux. Clarifier qui fait quoi relève donc aussi de la prévention.
- Former une doublure. Choisir un collègue ou un remplaçant identifié et lui confier progressivement des tâches réelles, en acceptant qu’il les fasse différemment.
- Accepter le « suffisamment bien ». Une tâche déléguée ne sera pas faite exactement comme vous l’auriez faite. Si le résultat est correct, c’est suffisant. Viser la perfection sur tout maintient l’indispensabilité.
- Tester par une absence. Prévoir volontairement une absence courte, avec une passation écrite, pour voir ce qui tient et ce qui manque. Chaque manque révèle une procédure à documenter.
- En parler au dirigeant. Présenter la délégation comme une sécurisation de l’organisation, pas comme un désengagement. Un dirigeant y voit souvent un avantage : moins de risque, plus de continuité.
Déléguer prépare la suite
Déléguer libère du temps pour des projets de plus grande envergure. Pour un assistant de direction, c’est le temps qui sert à la coordination, à l’analyse, au pilotage de projet. C’est la direction que prend le métier, et elle passe par une organisation qui ne repose plus sur une seule personne.
L’assistant qui a tout documenté et transmis n’est pas remplaçable pour autant. Il est simplement libre d’aller plus loin.
Sources :
- INRS, Épuisement professionnel ou burnout, foire aux questions : https://www.inrs.fr/risques/epuisement-burnout/faq.html
- INRS, Prévenir les risques psychosociaux (RPS), ce qu’il faut retenir : https://www.inrs.fr/risques/psychosociaux/ce-qu-il-faut-retenir.html
- Jobboom, Le syndrome de l’indispensable, 22 septembre 2015 : https://www.jobboom.com/carriere/le-syndrome-de-l-indispensable/
- Welcome to the Jungle, 5 conseils pour apprendre à déléguer efficacement, 27 octobre 2022 : https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/conseils-apprendre-a-deleguer
